Биллинг для SaaS — как устроены расчеты в подписочной модели

В SaaS деньги приходят потоком, а не разовым платежом. Клиент платит каждый месяц, добавляет пользователей, переходит на тариф побольше, ставит подписку на паузу, уходит и возвращается — и каждый такой шаг меняет сумму к оплате. Расчеты превращаются в непрерывный процесс, который не заканчивается выставлением счета, а биллинг отвечает уже не за квитанции, а за саму выручку. 

Что такое биллинг в SaaS

Биллинг в SaaS — это система, которая считает стоимость подписки, выставляет счета, принимает платежи и ведет каждого клиента весь срок жизни подписки. Она стоит между продуктом, платежной системой и бухгалтерией и связывает их в один поток. Продукт сообщает, сколько клиент использовал и что подключил. Платежная система забирает деньги с карты или счета. Бухгалтерия получает готовые документы. Биллинг сводит это вместе и превращает в выручку.

Платежная система отвечает за то, чтобы деньги дошли от клиента до компании — карты, СБП, кошельки. Биллинг решает, сколько именно нужно списать, за что, по какому тарифу и в какой день. 

Биллингом в SaaS пользуются разные игроки рынка:

• Продуктовые компании считают подписку, объем и число пользователей.
• B2B-сервисы выставляют счета юрлицам и формируют акты и УПД.
• Стартапы запускают тарифы и пробуют цены без своей разработки.
• Маркетплейсы и платформы делят выручку с партнерами.

Современный биллинг в SaaS — инструмент управления выручкой. От него зависит, насколько быстро компания меняет цены, сколько денег теряет на сорванных платежах и видит ли она, какие клиенты приносят доход, а какие вот-вот уйдут.

Что считают в биллинге для SaaS

В SaaS биллинг доступ к продукту и объем его использования. У каждого сервиса свой набор того, за что берут деньги:

• Подписка — фиксированная плата за период, месяц или год.
• Пользователи — оплата за каждое место или активного сотрудника.
• Объем — плата за то, что можно измерить, число вызовов API, гигабайты хранилища, отправленные письма, обработанные документы.
• Модули — доплата за расширенные функции поверх базового тарифа.
• Разовые услуги — внедрение, обучение, миграция, их оплачивают один раз.

Один сервис обычно собирает счет сразу из нескольких таких частей. Клиент платит за подписку на десять пользователей, доплачивает за объем сверх лимита и отдельно оплачивает внедрение. Биллинг складывает это в один счет и раскладывает обратно, если вдруг нужно показать пользователю, за что он заплатил.

Модели тарификации в SaaS

На рынке прижились несколько моделей:

• Простая подписка

Клиент платит одну и ту же сумму за период и получает доступ ко всему продукту. Самая понятная модель, легко считать и легко продавать. Минус в том, что она не растет вместе с клиентом, то есть крупный заказчик платит столько же, сколько мелкий.

• Оплата за пользователя

Здесь уже цена зависит от числа мест в сервисе. Чем больше сотрудников заказчик подключает, тем больше платит. Модель пропорционально растет вместе с компанией клиента, но может подталкивать его к мысли экономить на лицензиях и заводить один логин на отдел.

• Тарифные сетки

Продукт делят на несколько уровней, например, базовый, продвинутый, корпоративный. Соответственно в каждом уровне больше функций, лимитов и поддержки. Клиент сам выбирает, сколько чего ему нужно, и доплачивает за переход на уровень выше.

• Оплата за объем

Счет зависит от того, сколько реально использовано по числу запросов, объему хранилища, количеству отправленных сообщений и т.д. Клиент платит за факт, но сумму трудно посчитать заранее, и это пугает корпоративных заказчиков.

• Фримиум

Базовая версия бесплатна навсегда, деньги приносит переход на платный тариф. Модель быстро набирает пользователей, но биллинга должен уметь считать, кто уже перешел черту бесплатного лимита и кому пора платить.

• Гибрид

Самая частая модель у зрелых сервисов. Платится фиксированная подписка, плюс доплачивается за объем сверх включенного лимита. Биллинг считает две вещи сразу — постоянную часть и переменную, сводя их в один счет.

Сложность в том, что компания почти никогда не живет на одной модели. Часть клиентов сидит на старых тарифах, которые давно сняли с продажи, новым предлагают объемную модель, крупным предоставляют индивидуальные условия по договору. Биллинг же должен рассчитать каждого клиента по тем правилам, которые действовали в день подключения.

Жизненный цикл подписки

В отличие от разовой продажи подписка живет во времени и проходит несколько состояний. И биллинг при этом должен уметь пересчитать деньги на каждом этапе:

• Пробный период

Клиент пользуется продуктом бесплатно неделю или месяц. Биллинг следит за сроком и в нужный день либо просит привязать карту, либо закрывает доступ.

• Активация

Клиент выбирает тариф, привязывает карту, система списывает первый платеж и открывает подписку.

• Продление

Далее биллинг сам списывает плату каждый период — это рекуррентный платеж. Человек не делает ничего, деньги уходят с сохраненной карты.

• Смена тарифа

Клиент переходит на план побольше или поменьше в середине оплаченного периода. Здесь включается пропорциональный пересчет — биллинг считает, сколько клиент уже отдал за старый тариф, сколько должен за новый, и выставляет разницу. 

• Пауза

Клиент замораживает подписку и перестает платить, но сохраняет данные. Биллинг останавливает списания и помнит, на чем остановился.

• Сорванный платеж

Карта неактивна, на счете нет денег, банк отклонил списание. Подписка подвисает. Биллинг повторяет попытку через день, через три, шлет напоминания.

• Отток

Клиент отписывается. Биллинг закрывает доступ в конце оплаченного периода и помечает его как ушедшего.

• Возврат

Часть ушедших возвращается. Биллинг поднимает старый профиль, восстанавливает историю и заводит подписку заново.

На непрошедших платежах SaaS теряет деньги незаметно, но немало. Клиент не уходил и не отписывался, он, например, просто забыл обновить карту, а подписка встала. Хорошо настроенный биллинг отыгрывает заметную долю таких платежей обратно повторами и письмами.

Как устроена архитектура SaaS-биллинга

Архитектурно SaaS-биллинга ориентирован на особенности подписки и события, связанные с продуктом. 

Внутри несколько частей, каждая отвечает за свою часть работы:

• Каталог тарифов хранит все планы, цены, лимиты и скидки.
• Тарифный движок применяет правила к конкретному клиенту и считает сумму.
• Менеджер подписок ведет жизненный цикл — продления, паузы, смены тарифа.
• Счетчик потребления собирает события из продукта и складывает объем.
• Платежный шлюз списывает деньги и повторяет сорванные платежи.
• Модуль документов формирует счета, акты, чеки и считает НДС.
• Аналитика показывает регулярную выручку, отток и доход по тарифам.
• Личный кабинет открывает клиенту тарифы, счета и историю платежей.

Все части слаженно работают. Клиент переключил тариф в кабинете, каталог отдал новые условия, движок пересчитал сумму с учетом уже оплаченного, менеджер подписок поменял план с нужной даты, платежный шлюз списал разницу, а модуль документов прислал новый счет. Весь круг проходит за секунды, без участия человека.

Особенности SaaS биллинга

Расчетная логика везде похожа — собрать данные, применить тариф, выставить счет, принять оплату. Но у SaaS есть несколько принципиальных отличий.

• Свобода цены

В ЖКХ тарифы спускает регулятор, в телекоме и банке цены тоже стандартны и зарегулированы. В SaaS компания сама придумывает цену и меняет ее, когда захочет. Поэтому главное требование к биллингу — менять тарифы быстро и без участия программистов.

• Биллинг как инструмент роста

Биллинг в SaaS показывает, на чем компания растет и где теряет клиентов. Например, видно, что люди массово отписываются сразу после первого платного списания. Возможно, дело не в цене, а в том, что человек не успел распробовать продукт за бесплатный период. Компания удлиняет пробный доступ, и отток падает. Цифры из биллинга важны для продуктовых решений. 

• Самообслуживание

Клиент сам подключается, меняет тариф и отписывается без звонка менеджеру. Биллинг должен выдержать ситуации, когда миллион клиентов хаотично управляют своими подписками. 

• Регуляторика

Здесь нет ПП №354 и требований ЦБ. Но есть НДС на электронные услуги, закрывающие документы для юрлиц, фискальные чеки по 54-ФЗ и защита данных по 152-ФЗ.

Главные сложности SaaS биллинга

В SaaS набор болевых точек свой, и почти каждая из них бьет непосредственно по выручке:

• Пропорциональный пересчет

Самая частая ошибка. Клиент меняет тариф в середине периода, и сумму нужно точно рассчитать. Любые неточности либо злят клиента, либо снижают выручку.

• Признание выручки

Клиент заплатил за год вперед, но это еще не годовая выручка. Деньги признают помесячно, по мере того как клиент пользуется сервисом. Бухгалтерия требует, чтобы биллинг правильно раскладывал годовой платеж на периоды.

• Старые тарифы

Как и в банке снятые с продажи тарифы нельзя просто удалить. По ним продолжают платить старые клиенты. Каталог разрастается, и одно некорректное изменение задевает тысячи подписок.

• Эксперименты с ценой

Представьте, что маркетинг хочет в течение недели запустить новый тариф и скидку на три месяца. Если каждое такое изменение требует участия разработчиков и релиза, компания быстро отстанет от рынка.

Самописный биллинг или готовая платформа

Почти каждый растущий сервис упирается в вопрос — написать программу биллинга самим или купить уже готовый. Сначала кажется, что посчитать подписку легко, и команда быстро собирает свой модуль. Проблемы приходят позже, когда добавляются тарифы, скидки, пересчеты, налоги и отчеты, и биллинг начинает съедать время, которое нужно продукту.

	Самописный биллинг	Готовая платформа
Запуск	Разработка от полугода	Недели
Гибкость	Любая логика под себя	Может потребоваться доработка
Поддержка	Своя команда постоянно	На стороне вендора
Новые тарифы	Через разработку и релиз	Настройкой без кода
Главный риск	Отвлекает от продукта	Зависимость от вендора
Стоимость роста	Растет с каждой доработкой	Подписка или процент с оборота

Как выбрать платформу для биллинга в SaaS

Выбор биллинга для SaaS — решение на годы, потому что переезд между системами тянет за собой всю историю подписок и платежей. В первую очередь обращаем внимание на такие моменты:

• Смена тарифов без разработчиков
• Поддержка разных моделей тарификации
• Счета, акты, чеки и НДС под российские и зарубежные продажи
• Открытый API (связка с продуктом, CRM, платежками и 1С)
• Регулярный доход, отток и доход по тарифам видно сразу
• Честный пропорциональный пересчет
• Работа с сорванными платежами
• Запас на рост
• Импортонезависимость (отечественный стек и место в реестре российского ПО)

Биллинг для SaaS выглядит несложно, но это обманчиво. За простой подпиской стоит непрерывный поток расчетов, пропорциональные пересчеты, несписанные платежи, налоги и эксперименты с ценой, и из-за каждого сбоя компания теряет выручку. Система должна считать точно, меняться быстро и расти вместе с сервисом.

Компания «айФлекс» работает с биллингом более 20 лет, команда обладает экспертизой в разработке высоконагруженных систем, которая в полной мере применима к задачам SaaS.