МЧД: что это, как выглядит, как сделать и зачем нужна машиночитаемая доверенность – разъяснение эксперта

С развитием цифровизации бизнеса и государственных структур машиночитаемые доверенности (МЧД) становятся необходимым инструментом упрощения юридических процедур и перехода к электронному документообороту. МЧД позволяют обмениваться юридически значимой информацией быстро и минимизировать риск ошибок.

МЧД: определение и особенности

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, оформленный в стандартизированном формате, понятном информационным системам как бизнеса, так и государственных органов (например, Честный ЗНАК, ЕГАИС, СФР). МЧД имеет юридическую силу при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это позволяет избежать необходимости личной передачи документа, ускорить процесс проверки полномочий и значительно снизить издержки на печать, хранение и курьерскую доставку.

Использовать МЧД могут как юридические (компании, ИП), так и физические лица при взаимодействии с государственными и коммерческими структурами.

Как выглядит МЧД

МЧД — это не просто файл в формате PDF или изображение, а строго регламентированный структурированный документ (в основном в XML-формате),который хранится в системе и может быть проверен автоматически.

В нем содержатся:

• сведения о доверителе (ФИО руководителя компании, наименование организации, ИНН/ОГРН);
• сведения о представителе (ФИО, паспортные данные, ИНН);
• перечень полномочий, которые делегируются;
• срок действия доверенности;
• квалифицированная электронная подпись доверителя, подтверждающая подлинность документа.

Таким образом, МЧД — это электронный документ, распознаваемый системами и защищенный от подделывания.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность

Основное назначение МЧД — подтверждать полномочия представителя компании в электронных системах. Такой формат доверенности востребован в самых разных бизнес-сценариях и, в том числе, при взаимодействии с государственными сервисами:

• подача налоговой и другой отчетности через личный кабинет;
• участие в государственных закупках и тендерах;
• работа с сервисами Госуслуг, Росреестра, ФНС и другими сервисами;
•  подписание документов в системах электронного документооборота..

Как сделать МЧД

Процесс оформления машиночитаемой доверенности достаточно прост, но требует выполнения обязательных шагов:

1. Получение КЭП. И доверитель, и представитель должны обладать квалифицированной электронной подписью.
   
2. Подготовка данных. Необходимо собрать сведения о доверителе, представителе и их полномочиях.
   
3. Формирование МЧД.  Документ можно оформить через::
   • личный кабинет налогоплательщика ФНС;
   • нотариуса, который работает с электронными сервисами;
   • оператора электронного документооборота.
4. Проверка документа. После создания МЧД автоматически регистрируется в системе и становится доступна для проверки контрагентами и госорганами.

В 2025 году вступили в силу новые требования законодательства относительно оформления и использования МЧД, включая обязательное указание ИНН и поддержку права передоверия. Компаниям и ИП следует учитывать эти изменения, чтобы избежать ошибок при подаче документов.

Преимущества использования МЧД

• Полная цифровизация доверенностей способствует снижению издержек на традиционный документооборот;
• Автоматическая проверка и подтверждение полномочий минимизируют ошибки;
• Быстрый обмен документами ускоряет бизнес-процессы, взаимодействие с подрядчиками, партнерами и госорганами;
• Юридическая значимость МЧД равнозначна бумажным доверенностям.

Заключение

Машиночитаемая доверенность — это современный и надежный инструмент юридического документооборота. Позволяет бизнесу и физическим лицам упростить оформление полномочий, повысить скорость и качество взаимодействия с государственными и коммерческими системами, снизить операционные расходы.

Все больше регуляторов переходит на машиночитаемый формат доверенностей, который становится стандартом для большинства электронных операций (сделок, регистраций, подачи различных отчетностей). Освоение (внедрение) МЧД — шаг к эффективному и безопасному ведению бизнеса в настоящее время цифровизации.

Для удобства управления машиночитаемыми доверенностями компания «айФлекс» разработала решение «айФлекс.Реестр МЧД», которое автоматизирует весь жизненный цикл электронных доверенностей. Эта система позволяет создавать, согласовывать, подписывать, хранить доверенности и контролировать их срок действия в едином окне, обеспечивая безопасность и удобство работы как внутри компании, так и при взаимодействии с внешними сервисами.

Подробнее о решении читайте на странице айФлекс.Реестр МЧД, а заказать демонстрацию его возможностей можно через форму обратной связи чуть ниже.